Henkilötiedot Kvarken Portsilla – Yksityisyyden suoja – GDPR

Tietoturva-asetus (GDPR, General Data Protection Regulation 2016/679/EC) määrittää, kuinka saamme käsitellä henkilötietojasi. Meille on tärkeää, että tiedostat, kuinka keräämme, käytämme ja suojaamme henkilökohtaisia tietojasi.

HENKILÖTIETOVASTAAVAT

Kvarken Ports suojelee henkilökohtaista yksityisyyden suojaasi ja henkilötietojasi. Pyrimme korkeatasoiseen tietoturvaan ja noudatamme siihen liittyviä lakeja ja alan sääntöjä yksityishenkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojaamiseksi.

Kvarken Ports on rekisterinpitäjänä vastuussa siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään. Olemme vastuussa tiedoistasi (esim. nimestä ja muista yhteystiedoista) ja käsittelemme niitä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Ollessasi yhteydessä meihin voit joutua antamaan itsestäsi tai toiminnastasi meille tietoa, jonka katsotaan kuuluvan tietosuojalainsäädännön määrittelemiin henkilötietoihin, esimerkiksi jos teet kanssamme vuokra- tai palvelusopimuksen tai muuta sellaista, tai ollessasi yhteydessä meihin kirjeitse, sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisen median kautta.

Yllä mainituissa tarkoituksissa keräämämme tieto voi muun muassa sisältää nimesi, laskutus- ja kotiosoitteesi, yhteystietosi, kaikki välttämättömät laskutustiedot ja mahdolliset muut meille luovuttamasi tiedot.

MIHIN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJASI (TARKOITUS/TAVOITE)

Yleisesti ottaen käsittelemme (esim. rekisteröimme ja säilytämme) meille antamiasi tietoja, jos ne vaikuttavat olennaisesti sitoumustemme ja palvelujemme hoitoon, parantamiseen ja soveltamiseen tai voidaksemme olla sinuun yhteydessä kirjeitse tai sähköpostitse.

Esimerkkejä henkilötietojesi mahdollisista käyttötavoista:

• Rekisteröitäessä sinut tai yrityksesi asiakkaaksi.
• Valmisteltaessa tai hallinnoitaessa niitä palveluja/kuljetuksia, joita yrityksesi haluaa tai joista olemme sopineet yrityksesi kanssa, sekä aktivoitaessa ja tehtäessä laskutuksia.
• Yrityksesi kanssa kommunikointiin eri kanavien kautta palveluihin liittyvien tiedotusten, teknisten tiedotteiden, vahvistusten ja päivitysten lähettämiseksi.
• Tiettyjä tilastoja varten (esim. SCB, Statistiska Centralbyrån; Suomessa vastaavasti Tilastokeskus)
• Työhakemusten käsittelemiseksi, jos olet hakenut työtä tai ilmaissut kiinnostuksesi työpaikkaan.

YHTEYDET MEIHIN SOSIAALISEN MEDIAN KAUTTA

Jos otat meihin yhteyttä Facebookin tai LinkedInin kautta, tieto yhteydenotosta ja henkilötiedot siirtyvät aina kolmannelle osapuolelle (siis yhtiölle/organisaatiolle, joka ylläpitää kyseistä sosiaalista mediaa).

Emme valitettavasti voi säädellä asiaa; jos et halua, että kolmas osapuoli kerää meille lähettämiäsi tietoja, suosittelemme yhteydenottokanavaksi sähköpostia tai puhelinta.

KUINKA KÄSITTELEMME HENKILÖTUNNUSTASI

Käsittelemme henkilötunnustasi vain selkeästi perustelluista syistä tai kun se on välttämätöntä vahvan tunnistautumisen tai muun huomattavan syyn vuoksi. Minimoimme henkilötunnuksesi käytön aina kun se on mahdollista.

KEILLE VOIMME MAHDOLLISESTI LUOVUTTAA HENKILÖTIETOJASI

Henkilötietoja voi mahdollisesti joutua luovuttamaan yhteistyökumppaneille (esimerkiksi palveluntuottajille), mikäli kyseisen henkilön pyytämän tehtävän suorittaminen vaatii sitä. Tämä voi olla välttämätöntä meidän tuottamamme palvelun yhteydessä. Toinen esimerkki voi olla IT-palvelut (yhtiö joka käsittelee välttämättömiä teknisiä tiedotteita, teknistä tukea ja IT-ratkaisujemme ylläpitoa).

Jos kyseisiä tietoja luovutetaan meitä avustavalle osapuolelle (henkilötietoavustaja), Kvarken Ports ohjeistaa vastaanottavaa osapuolta henkilötietojen käyttötavasta ja salassapidosta. Jos henkilötietosi jaetaan itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen kanssa, sovelletaan tietoja vastaanottavan yrityksen tietosuojakäytäntöä.

Henkilötietoja ei jaeta EU:n ja Eta-maiden ulkopuolisiin maihin. Jos niin kuitenkin tapahtuu, lupaamme sinulle ryhtyvämme kaikkiin kohtuullisiin juridisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimiin varmistaaksemme tietojesi luottamuksellisen käytön.

PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN JA ILMOITTAMINEN

Olemme aina avoimia ja läpinäkyviä siinä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, ja halutessasi tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, voit pyytää pääsyä tietoihisi ja saada tiedoista rekisteriotteen. Jos saamme tietopyynnön, joudumme mahdollisesti pyytämään sinulta lisätietoja varmistaaksemme tietopyyntösi tehokkaan käsittelyn sekä tietojen päätymisen oikealle henkilölle. Rekisteriotteen saat yleensä kuukauden sisällä pyyntösi saatuamme.

Luovuttaessasi meille tietojasi sinulla on oikeus saada ilmoitus tietojesi käsittelystä ja käsittelyn syystä. Toivomme yhteydenottoasi, jos et mielestäsi ole saanut tarpeeksi tietoa meiltä.

TURVALLISUUS

Kvarken Ports käyttää turvallisia tietojärjestelmiä suojellakseen henkilötietojen luottamuksellisuutta ja yksityisyyttä sekä tietoihin pääsyä. Toteutamme erityisiä fyysisiä, teknisiä ja organisatorisia turvallisuustoimia suojellaksemme henkilötietojasi laittomalta tai perusteettomalta käytöltä (kuten luvaton käyttö, menetys tai vahinko). Pääsy tietoihisi on vain henkilöillä, joiden todellakin täytyy käsitellä henkilötietojasi voidaksemme täyttää meille osoitetut tarkoitukset.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin on välttämätöntä täyttääksemme sopimusvelvoitteemme asiakkaita/toimijoita kohtaan sekä lisäksi kuhunkin tarkoitukseen määritetyn lakisääteisen säilytysajan. Nämä velvoitteet johtuvat esim. kirjanpito- ja verolainsäädännöstä, pankki- ja rahanpesulainsäädännöstä ja arkistolaista sekä lisäksi kuluttajansuojalainsäädännöstä. Käsittely voi olla välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

MUUTOKSIA TÄSSÄ YKSITYISYYDEN SUOJASSA

Voimme joutua tekemään muutoksia yksityisyyden suojaan. Yksityisyyden suojan viimeinen versio on aina saatavilla verkkosivustollamme. Henkilötietojen käsittely voi muuttua esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Jos henkilötietokäsittely on säädetty asiakkaan kanssa tehdyllä sopimuksella, sopimussäännökset ovat voimassa kunnes niitä muutetaan, jos se ei ole lain tai muun oikeudellisesti sitovan säännöksen vastaista.

OTA MEIHIN YHTEYTTÄ JOS SINULLA ON KYSYTTÄVÄÄ TIETOSUOJASTA

Kvarken Ports tekee kaikkensa varmistaakseen että kaikki käsittelemämme tieto on virheetöntä. Se koskee tietysti myös kaikkea käsittelemäämme henkilökohtaista tietoa. Sinulla on oikeus pyytää sekä rekisteriotettasi että jossain määrin myös henkilötietojesi poistamista tai rajoittamista. Ota huomioon, että tietyt lakisääteiset velvoitteet voivat estää meitä poistamasta osaa henkilötiedoistasi. Suojellaksemme yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi saatamme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi asioidessasi kanssamme.

Tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle; ota yhteyttä: datainspektionen@datainspektionen.se

Lisätietoja tietosuojalainsäädännöstä on osoitteessa www.datainspektionen.se

Ota yhteyttä tietosuojavaltuutettuun:
Daniel Glaad

Toivomme yhteydenottoasi, jos sinulla on kysyttävää yksityisyyden suojasta tai tietosuojasta:
S-posti: umea@kvarkenports.com
Puhelin: +46 (0)73 620 01 25